La Legge di bilancio 2025 (Legge n. 207 del 30 dicembre 2024) introduce nuove regole sulla deducibilità delle spese di trasferta e di rappresentanza, valide dal 1° gennaio 2025.
Le modifiche riguardano in particolare i criteri per garantire la deducibilità fiscale, con l’obbligo di utilizzare sistemi di pagamento tracciabili.
Scopriamo cosa cambia e come le aziende possono adeguarsi per ottimizzare i costi ed evitare sanzioni fiscali.
Deducibilità di rimborsi spese e spese di rappresentanza
Per garantire la deducibilità fiscale, è necessario che le spese rispettino alcuni requisiti fondamentali.
Le spese di trasferta includono costi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (come taxi o noleggio con conducente) sostenute per lo svolgimento dell’attività in un luogo differente dalla sede dell’azienda, mentre le spese di rappresentanza comprendono costi sostenuti per finalità promozionali (ad esempio un pranzo con un cliente o un fornitore o la cena aziendale per festeggiare il Natale), entro i limiti stabiliti dall’Art. 108 del D.P.R. 917/1986.
In entrambi i casi, i pagamenti devono avvenire con strumenti tracciabili, come carte di credito o debito, assegni bancari, oppure soluzioni digitali come Satispay PayPal, Apple Pay e Google Pay.
Solo così le aziende possono ottenere il riconoscimento fiscale.
Rimborsi spese: personale o aziendale?
La distinzione tra rimborso spese e spesa aziendale diretta è essenziale:
- Se il dipendente utilizza uno strumento di pagamento personale, l’importo rimborsato è deducibile per l’azienda.
- Se invece il pagamento avviene con una carta aziendale, non si tratta di un rimborso, ma di una spesa aziendale diretta.
Quindi se le spese per vitto e alloggio sono pagate direttamente dall’azienda utilizzando strumenti di pagamento tracciabili, queste saranno deducibili senza transitare dai cedolini dei dipendenti come rimborso spese.
Il rispetto dei criteri di tracciabilità è imprescindibile in entrambe le situazioni per garantire la conformità fiscale.
Limiti di deducibilità per trasferte e rappresentanza
Le spese di trasferta sono deducibili entro i seguenti limiti:
- Fino a €180,76 al giorno per trasferte fuori dal comune, importo elevato a €258,23 per trasferte all’estero.
- Per l’utilizzo di autoveicoli personali o noleggiati, la deducibilità è limitata ai costi di percorrenza o alle tariffe per veicoli di potenza massima pari a 17 cavalli fiscali (20 per motori diesel).
Le spese di rappresentanza, invece, seguono percentuali specifiche calcolate sui ricavi:
- 1,5% dei ricavi e altri proventi fino a €10 milioni.
- 0,6% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente €10 milioni e fino a €50 milioni.
- 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente €50 milioni.
Sono comunque deducibili le spese relative a beni di valore unitario non superiore a €50.
Cosa accade senza pagamenti tracciabili?
Il mancato utilizzo di strumenti tracciabili può avere conseguenze significative:
- Per i dipendenti, le spese rimborsate saranno considerate reddito imponibile, aumentando IRPEF e contributi previdenziali.
- Per l’azienda, le spese non saranno deducibili dal reddito imponibile, con un impatto diretto su IRES e IRAP. Inoltre, si rischia una doppia tassazione.
Come possiamo aiutarti a gestire le nuove regole fiscali?
Adeguarsi alle nuove disposizioni sulla deducibilità è fondamentale per ottimizzare i costi aziendali e rispettare la normativa fiscale.
Se desideri una consulenza aziendale personalizzata o hai bisogno di chiarimenti, contattaci oggi stesso: i nostri esperti sono pronti a supportarti per garantire la massima efficienza e conformità fiscale.
